El inicio del nuevo año es una ocasión estupenda para poner en orden todo lo que tiene que ver con nuestros dispositivos y nuestra información digital.
Si nos paramos a pensar, es increíble la cantidad de información que almacenamos, información que en muchas ocasiones, al no estar bien estructurada, no nos sirve para mucho y lo único que hace es ocupar el espacio de nuestros dispositivos.
En mi caso, no soy la persona más ordenada del mundo, pero trato de tener un control sobre mis dispositivos. De otra forma, explotaría todos los días.
Por eso, a continuación les dejamos unos consejos rápidos para empezar el año sin cargas digitales.
Correo Electrónico
Muchas personas almacenan todos los correos que reciben a diario; me refiero que no clasifican o categorizan los mismos. He visto clientes con más de 30.000 correos guardados que nunca consultan y para ellos es recomendable:
- Usar carpetas: de esta manera solo guardaremos los correos que vayamos a necesitar y por otro lado nos será más fácil la búsqueda de los mismos.
- Usar filtros: los filtros nos permiten también obviar la organización y tener los correos, incluso los nuevos, separados perfectamente por carpetas. De esta forma nos podemos ahorrar un buen tiempo. No son muy difíciles de crear y nos permiten bastantes opciones de personalización.
- Organizar tus correos enviados: no solamente deberíamos organizar en carpetas los correos recibidos, sino que podemos aplicar esta misma práctica para los enviados.
- Usar etiquetas: si preferimos tener nuestros correos en la bandeja de entrada, una buena forma de hacerlo es a través de las etiquetas. Así, podemos asignar las etiquetas de acuerdo con temáticas o con status, depende de cómo lo consideremos más productivo.
- Archiva: gracias a Gmail, podemos archivar nuestros correos electrónicos viejos que no necesitamos a mano. Podemos acceder a estos correos desde el buscador, o desde la opción All Mail, pero no los veremos ni en las carpetas, a menos que así lo deseemos, o en la bandeja de entrada.
- Elimina lo que no necesitas: es fundamental que no atesoremos correos viejos porque de otra forma nunca vamos a poder estar bien organizados. Además, si no tenemos intención de pagar por más almacenamiento, podemos estar ocupando espacio preciado para nuevos emails. Así, tratemos de hacer una limpieza periódica eliminando lo que no necesitamos más.
- Elimina los correos con archivos pesados: en este mismo sentido, lo que podemos hacer es una búsqueda con un operador avanzado para poder encontrar los correos que tengan adjuntos y borrarlos para no ocupar espacio innecesario.
- Organiza por leídos y no leídos: esta es una de las funcionalidades de Gmail que más me gusta, nos permite poner en primer plano los correos que todavía no leímos, sin importar la fecha. Es una forma ideal para organizar nuestras prioridades y saber qué es lo que tenemos que responder.
WhatsApp es una aplicación de mensajería instantánea para teléfonos inteligentes, que envía y recibe mensajes mediante Internet, complementando servicios de correo electrónico, mensajería instantánea, servicio de mensajes cortos o sistema de mensajería multimedia.
Hoy en día, se ha convertido en la App de mensajería más utilizada de nuestro país y cada día la utilizamos para comunicarnos con muchas personas y mandarnos un montón de fotos, videos…Pues bien, es un buen momento para borrar fotos y videos que nos han enviado, borrar chats antiguos, hacer limpieza de los contactos…y no estaría mal que aprovecháramos para pedir a nuestros contactos “más activos” que no nos envíen cosas innecesarias.
Fotos
Muchos tenemos activada la función guardar archivos automáticamente de Whats App, y nuestra Galería se llena de dibujos o imágenes que no queremos ni necesitamos; es más, a veces ni tan siquiera sabemos que tenemos. Pues eso, tenemos que aprovechar para eliminar muchas de las fotos que tenemos en el móvil y en el ordenador.
Hace muchos años antes del boom de las cámaras digitales y los smartphones, las familias guardaban tres, cinco, siete, diez….álbumes de fotos anuales, y de media tenían unas quinientas fotos anuales como máximo. Si cada uno de nosotros empezamos a contar las fotos que tenemos guardadas hoy en día, podremos comprobar que su número es desproporcionado.
Documentos y Aplicaciones
Bueno, pues ya que nos podemos manos a la obra “limpiando” fotos, videos y correos electrónicos, nos estaría nada mal organizar los documentos de nuestros ordenadores. Podríamos mirar la carpeta Descargas, eliminar los archivos que no necesitamos y organizar el resto de carpetas. Lo mismo podríamos hacer con las aplicaciones que no utilizamos, tanto en el ordenador como en nuestros dispositivos móviles.
Copia de Seguridad
Y ya con todo limpio y bien organizado, podríamos hacer una copia de seguridad tanto del ordenador como de los smartphones y tablets para no perder la información en caso de que se extravíen, se infecten con malware…Y para rematar la jugada, no estaría nada mal que aprovecháremos para cambiar las contraseñas de todos los servicios online que tengamos: correos electrónicos, redes sociales, banca online….y empezar a usar unos programas llamados gestores de contraseñas (Keeper, 1Password…) que podemos llevar en nuestros smartphones para poder guardar y organizar todas las contraseñas que tenemos.
“Con todo esto iniciaremos el nuevo año de una forma más ligera y segura”
Consultora Jurídica en Protección de Datos
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